Организация мероприятий

Дорожная карта по организации научных и образовательных мероприятий в университете

1. этап: ПЛАНИРОВАНИЕ. Организация любого мероприятия начинается с планирования!
   • Перед тем, как начать организацию мероприятия, нужно обдумать и спланировать следующие вопросы:
   • Определить вид, и название мероприятия (примеры: олимпиада по начертательной геометрии, НПК конференция «Авиамашиностроение и транспорта», конкурс научноисследовательских работ «Молодой изобретатель»)
   • Определить целевую аудиторию, тем самым установить статус мероприятия
     • Международный – мероприятие, в котором участвуют иностранные граждане, не относящиеся к РФ;
     • Всероссийский – мероприятие, в котором участвуют представители минимум трех сторонних организаций вне Иркутской области;
     • Региональный мероприятие, в котором участвуют представители различных субъектов из Иркутской области;
     • Внутривузовский мероприятие, в котором участвуют студенты, сотрудники только нашего университета.
   • Сформировать оргкомитет и распределить роли – это лица, обеспечивающие организацию мероприятия, а именно (составление программы, сбор заявок, работу с участниками, подготовку документов, оформление статей и др.)
   • Выбрать формат проведения мероприятия: очное, заочное, в онлайн формате (Zoom, Teams, Кампус и другое)
   • Определить дату время и место проведения мероприятия
   • Составить программу (гиперссылка на образец) мероприятия
   • Определить требуемые ресурсы для проведения мероприятия:
     • Техническая подготовка площадки (мультимедиа, звук, трансляция, расстановка мебели, визуальное оформление и др.) – можно обратиться к Управлению информатизации и Службе АХД
     • Дистанционный формат (в т.ч. zoom) – можно обратиться к Центру электронного обучения
     • Раздаточный материал и сувенирная продукция;
     • Питание и кофебрейки – можно обратиться к Комбинату питания (ауд. К-216);
     • Издание сборника трудов/материалов - можно обратиться в Издательство ИРНИТУ
     • Размещение иногородних участников - можно обратиться в Управление студгородка или Профилакторий
     • Работа с иностранными гражданами – оформляется через Центр международных сервисов
     • Фото и видео сопровождение – можно обратиться к пресс-службе или студенческому медиацентру
     • Вход/выход сторонних участников мероприятия - можно обратиться в управление безопасности
     • Волонтеры/помощники - можно обратиться в отдел организации научной деятельности молодых ученых и студентов
     • Регистрация гостей и участников;
     • Открытие/закрытие мероприятия, ведущий программы – можно обратиться в ЦКМиВР
     • Приглашение гостей, в т.ч. ВИП;
     • Социо-культурная программа в рамках мероприятия (экскурсии, брифинг, нетворкинг, творческие выступления);
     • Участие СМИ - можно обратиться к пресс-службе
     • Призовой фонд - можно обратиться в отдел организации научной деятельности молодых ученых и студентов по Заявке
     • Бюджет для проведения мероприятия (за счет оргвзносов, грантов и др.) составляется через Планово-финансовый отдел по служебной записке на составление калькуляции/сметы
     • Порядок организации и проведения научных и образовательных мероприятий можно найти в СТО 056-2020 «Проведение учебных, научных и инновационных мероприятий в ИРНИТУ»
2. этап: ОРГАНИЗАЦИЯ. Оформление документов и подготовка к проведению.
   • Опубликовать информацию о мероприятии на Leader – ID (Инструкция)
     ВАЖНО! привязать ваше мероприятие к Точке кипения – ИРНИТУ.
   • Подготовить проект приказа согласно шаблону и отправить на почту nirs@istu.edu для проверки и дальнейшего оформления.
   • Подготовить информационное письмо или приглашение и прислать на почту nirs@istu.edu с указанием кому необходимо разослать (пример: в вузы Иркутска, в школы/вузы Иркутской области, в вузы СФО или по всей России, технические или гуманитарные вузы и др.)
   • Проинформировать пресс-службу о проводимом мероприятии, написав на почту: prescek@ex.istu.edu
   • Оформить иные служебные записки по необходимости и передать в соответствующие подразделения.

3. этап: ПРОВЕДЕНИЕ и ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

   В день проведения мероприятия обязательно удостоверьтесь о готовности каждого пункта и проводите мероприятие.

   По итогам мероприятия просим Вас не забывать:

   • Подвести итоги мероприятия и оформить протокол мероприятия
   • Сделать сертификаты/грамоты участникам, дипломы победителям и вручить их участникам;
   • Предоставить отчет о проведении мероприятия и приложить список фактических участников в ОО НДМУиС в течение 7-ми дней;
   • Передать информацию об итогах мероприятия пресс-службе для опубликования на сайте университета.

Если у вас остались вопросы по организации мероприятия обращайтесь в отдел организации научной деятельности молодых учёных и студентов (ОО НДМУиС)

Ауд. Точка Кипения - ИРНИТУ (пересечение корпуса К и Г)

тел. 8(3952) 40-50-27, 8(3952)40-58-84
e-mail:nirs@istu.edu